Ünipa A.Ş.

MOBİL BİLGİ SİSTEMİ AYDINLATMA METNİ

1. AMAÇ

6698 Kişisel verilerin korunması Kanunu'nun (“KVKK” hakkında. Ege Üniversitesi Rektör'nün (“Veri ile ilgili olansu”) ile ilgili (diğer bir ifadeyle ilgili olan Mobil Bilgi Sistemi'ni kullanan) hakkında bilgi sahibi olacak.

İşbu Aydınlatma Metni ile tarafınıza konula ilgili bilgilendirme.

2. KAPSAM

İşbu Aydınlatma Metni, Mobil Bilgi Sistemi'ni kullanan kişilerin kişisel verilerine yönelik bilgilendirmeyi seçin.

3. TANIMLAR VE GENEL BİLGİLER

KVKK, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nu ifade eder.

Kişisel veri, kimliği belirli veya belirsizdir. Bu isim, isim isim, telefon, resmi gibi kişiyle ilgili tüm kişisel bilgiler veridir.

Kişisel verilerin işlenmesi, kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi ifade eder. Bu kapsamda örneğin bilgilerinizin işe alım süreçlerinde işlenmesi bir veri işlemedir.

Veri Sorumlusu, kişisel kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişiyi ifade eder.

İlgili kişi, kişisel verisi işlenen gerçek kişiyi ifade eder. Örneğin Mobil Bilgi Sistemi’ni kullanan kişiler, ilgili kişidir.

Kişisel verilerin ilgili kişinin açık rızası bulunmaksızın işlenmesi yasaktır (“m.5/1”). Ancak kanunlarda açıkça öngörülmesi (“m.5/2-a”), fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması (“m.5/2-b”), bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması (“m.5/2-c”), veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması (“m.5/2-ç”), bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması (“m.5/2-e”) veya ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması (“m.5/2-f) hallerinde ilgili kişinin açık rızasına başvurulmaz.

4. AYDINLATMA METNİ

4.1. İşlenecek Kişisel Verileriniz: İşlenecek kişisel verileriniz, aşağıdaki tabloda belirtilmiştir.

4.1.1. Öğrenci

Veri Kategorisi	Veri Detay Alanı
Kimlik Bilgisi	Ad, soyadı, kimlik numarası
İletişim Bilgisi	ogrenci.ege.edu.tr uzantılı e-posta adresi, telefon numarası
Lokasyon Bilgisi	Anlık konum bilgisi
Öğrenci Bilgisi	Müfredat, not, ders programı, sınav programı, harç, devamsızlık, transkript, öğrenci numarası, kayıt tarihi, fakülte/bölüm/eğitim bilgileri
Görsel veya İşitsel Bilgi	Fotoğraf bilgisi
İşlem Güvenliği Bilgisi	Kullanıcı adı, parola/şifre bilgisi, cihaz ID bilgisi

4.1.2. Öğretim Üyesi

Veri Kategorisi	Veri Detay Alanı
Kimlik Bilgisi	Ad, soyadı
İletişim Bilgisi	ege.edu.tr uzantılı e-posta adresi
Lokasyon Bilgisi	Anlık konum bilgisi
Özlük Bilgisi	Fakülte/bölüm bilgisi
İşlem Güvenliği Bilgisi	Kullanıcı adı, parola/şifre bilgisi, cihaz ID bilgisi

4.1.3. Güvenlik Görevlisi

Veri Kategorisi	Veri Detay Alanı
Kimlik Bilgisi	Ad, soyadı
Lokasyon Bilgisi	Anlık konum bilgisi
İşlem Güvenliği Bilgisi	Kullanıcı adı, parola/şifre bilgisi, cihaz ID bilgisi

4.2. Kişisel Verilerin İşlenme Amacı: Kişisel veriler, aşağıda belirtilen amaçlarla işlenmektedir.

Erişim yetkilerinin yürütülmesi amacıyla kimlik bilgisi, iletişim bilgisi ve işlem güvenliği bilgisi;

İletişim faaliyetlerinin yürütülmesi amacıyla kimlik bilgisi, iletişim bilgisi ve fotoğraf bilgisi (fotoğraf bilgisi, öğrencinin eğitim üyesi tarafından daha iyi tanınması nedeniyle işlenmektedir);

İş sürekliliğinin sağlanması faaliyetlerinin yürütülmesi, iş faaliyetlerinin yürütülmesi ve öğrenci ilişkileri süreçlerinin yürütülmesi amacıyla kimlik bilgisi, iletişim bilgisi, öğrenci bilgisi, özlük bilgisi, fotoğraf bilgisi ve işlem güvenliği bilgisi;

Risk yönetim süreçlerinin yürütülmesi ve acil durum süreçlerinin yürütülmesi amacıyla kimlik bilgisi ve lokasyon bilgisi;

Reklam (bilgilendirme ve tanıtım) faaliyetlerinin yürütülmesi amacıyla cihaz ID bilgisi işlenmektedir. (Örneğin seminer/etkinlik ile ilgili bilgilendirme amaçlı bildirim gönderilmesi gibi).

Ek olarak kişisel verileriniz; hukuk işlerinin takibi ve yürütülmesi amacıyla işlenebilecektir.

4.3. Aktarım Alıcı Grupları ve Aktarım Amacı:

Kişisel veriler; iş sürekliliğinin sağlanması faaliyetlerinin yürütülmesi ile iş faaliyetlerinin yürütülmesi amacıyla ÜNİ-PA Üniversite Pazarlama ve Bilgisayar İnternet Ticaret A.Ş.’ye aktarılacaktır.

Panik butonunun kullanılması halinde kimlik ve lokasyon bilgileri belirli bir süreyle sınırlı bir şekilde güvenlik birimimizle paylaşılacaktır.

(Öğrenci ve öğretim üyeleri için lokasyon bilgileri, panik butonu kullanılmadığı sürece aktif olmaz.)

(Güvenlik görevlileri için lokasyon bilgileri ise, konumu paylaş butonu kullanılmadığı sürece aktif olmaz.)

(Bu bilgileriniz acil durumlarda veya hukuki bir işlemin tesis edilmesinin gerektiği durumlarda; hukuk işlerinin takibi ve yürütülmesi ile acil durum yönetim süreçlerinin yürütülmesi amaçlarıyla (örneğin emniyet güçlerine veya sağlık kuruluşlarına haber verilmesi gibi) yetkili kamu kurum veya kuruluşları ile paylaşılabilir.)

Ayrıca yine normal şartlarda aktarılmamakla birlikte, işlenen kişisel verileriniz hukuki bir işlemin tesis edilmesinin gerektiği durumlarda hukuk işlerinin takibi ve yürütülmesi amacıyla yetkili kamu kurum veya kuruluşları ile özel hukuk kişisine (örneğin avukat) aktarılabilir.

4.4. Kişisel Verilerin Elde Edilme Yöntemi ve Hukuki Sebebi:

Kişisel verilerin elde edilme yöntemi ve hukuki sebepleri aşağıdaki tabloda belirtilmiştir.

4.4.1. Öğrenci

Veri Kategorisi	Elde Etme Yöntemi	Hukuki Sebep
Kimlik Bilgisi	Kayıt esnasında OBYS üzerinden dijital	KVKK m. 5/2-e ve f
İletişim Bilgisi	Kayıt esnasında OBYS üzerinden dijital	KVKK m. 5/2-e ve f
Lokasyon Bilgisi	Panik butonuna basıldığı takdirde Mobil Bilgi Sistemi üzerinden dijital	KVKK m. 5/1 ve m. 5/2-b
Öğrenci Bilgisi	Kayıt esnasında OBYS üzerinden dijital	KVKK m. 5/2-e ve f
Görsel veya İşitsel Bilgi	Kayıt esnasında OBYS üzerinden dijital	KVKK m. 5/2-e ve f
İşlem Güvenliği Bilgisi	Kayıt esnasında OBYS üzerinden dijital	KVKK m. 5/2-e ve f (Reklam amaçlı ise m. 5/1)

4.4.2. Öğretim Üyesi

Veri Kategorisi	Elde Etme Yöntemi	Hukuki Sebep
Kimlik Bilgisi	İstihdam sürecinde OBYS üzerinden dijital	KVKK m. 5/2-e ve f
İletişim Bilgisi	İstihdam sürecinde OBYS üzerinden dijital	KVKK m. 5/2-e ve f
Lokasyon Bilgisi	Panik butonuna basıldığı takdirde Mobil Bilgi Sistemi üzerinden dijital	KVKK m. 5/1 ve m. 5/2-b
Özlük Bilgisi	İstihdam sürecinde OBYS üzerinden dijital	KVKK m. 5/2-e ve f
İşlem Güvenliği Bilgisi	İstihdam sürecinde OBYS üzerinden dijital	KVKK m. 5/2-e ve f (Reklam amaçlı ise m. 5/1)

4.4.3. Güvenlik Görevlisi

Veri Kategorisi	Elde Etme Yöntemi	Hukuki Sebep
Kimlik Bilgisi	İstihdam sürecinde OBYS üzerinden dijital	KVKK m. 5/2-e ve f
Lokasyon Bilgisi	Konum paylaş butonuna basıldığı takdirde Mobil Bilgi Sistemi üzerinden dijital	KVKK m. 5/1
İşlem Güvenliği Bilgisi	İstihdam sürecinde OBYS üzerinden dijital	KVKK m. 5/2-e ve f (Reklam amaçlı ise m. 5/1)

4.5. 6698 sayılı Kanun Kapsamındaki Haklarınız: 6698 sayılı Kanun’un 11. maddesi kapsamındaki haklarınızı Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’e uygun bir şekilde tarafımıza başvuruda bulunarak kullanabilirsiniz.

5. VERİ SORUMLUSU VE VARSA TEMSİLCİSİNİN KİMLİĞİ

5.1. Veri Sorumlusunun Kimliği: Ege Üniversitesi Rektörlüğü Rektörlük Özel Kalem (Erzene Mahallesi Gençlik Cadde No: 12/1/1 Bornova/İzmir)

5.2. Veri Sorumlusu Temsilcisinin Kimliği: ÜNİ-PA Üniversite Pazarlama ve Bilgisayar İnternet Ticaret A.Ş. (İletişim: Ege Üniversitesi Uluslararası Bilgisayar Enstitüsü Kat 1 No: 104 Bornova/İzmir, info@unipa.com.tr, +90 232 388 91 99).

Mobil Bilgi Sistemi Aydınlatma Metni